Reglement ter regeling van de bescherming van gegevens in eigendom van de Stichting Historische Steekproef Nederlandse Bevolking, zoals vastgesteld op haar bestuursvergadering van 25 september 2002 en gewijzigd op 29 augustus 2008.

Het reglement is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens en aldaar geregistreerd onder nummer M1117501.

De Stichting Historische Steekproef Nederlandse Bevolking (hierna HSN) is gevestigd te Utrecht (Stichtingenregister Kamer van Koophandel, dossiernummer: S 183871).

De verplichting tot dit reglement is bepaald onder artikel 5 van de Statuten van de HSN en onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wet van 3 juli 2000 Staatsblad 302, artikel 27). Van de uitzondering op deze verplichting voor wetenschappelijke data-bestanden met een archiefbestemming (KB van 7 mei 2001, Staatsblad 250, art. 29) wordt geen gebruik gemaakt.

Het bestuur van de Historische Steekproef Nederlandse bevolking heeft het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (hierna IISG) te Amsterdam gemachtigd de gegevens in overeenstemming met de hierna opgenomen artikelen- te beheren en toegankelijk te maken voor wetenschappelijk onderzoek.

Het reglement is onderverdeeld in drie hoofdstukken

A   Doel en aard van de gegevensverzameling
B   Beheer van de gegevensverzameling
C   Ter beschikkingstelling van de gegevensverzameling

A   Doel en aard van de gegevensverzameling

1. Doel van de stichting is a) het verzamelen en beheren van gegevens over een steekproef uit de Nederlandse bevolking en b) het bevorderen van het gebruik van deze gegevens voor wetenschappelijke doeleinden.

2. Onder gegevens van de Stichting HSN worden alle gegevens verstaan die binnen de doelstelling van deze stichting en onder verantwoordelijkheid van de Stichting worden verzameld. Dit zijn 'gegevens over een steekproef uit de Nederlandse bevolking, zoals die gevonden kunnen worden in de akten van de burgerlijke stand, het bevolkingsregister en overig historisch bronnenmateriaal', statuten HSN, artikel 2, lid a.

3. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen openbare gegevens en niet- openbare gegevens.

4. Openbare gegevens zijn alle gegevens die niet vallen onder de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en zonder enige beperking van welke aard dan ook in openbare archiefbewaarplaatsen [zoals bedoeld in artikel 1, lid f van de Archiefwet 1995, Stbl. 276] kunnen worden geraadpleegd.

5. Niet openbare gegevens zijn alle gegevens die niet vallen onder de genoemde in artikel 4 van dit reglement en die zijn verzameld binnen de doelstellingen van de stichting (zie art. 1 en 2). Het verzamelen en beheer van deze gegevens gebeurt in overeenstemming met artikel 9, lid 3, artikel 23, lid 2 en artikel 44, lid 1 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

B   Beheer van de gegevensverzameling

6. Het IISG is verantwoordelijk voor de verzamelde en bewerkte gegevens. Die verantwoordelijkheid behelst de dagelijkse zorg voor en het beheer van de gegevensverzameling en gegevensbewerking. Het IISG leeft de wettelijke regels en de voorschriften uit dit privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer nauwkeurig na.

7. Het hoofd van de HSN heeft de bevoegdheid namens het IISG overeenkomsten met archieven of andere instellingen af te sluiten waarin voor de verkrijging van de gegevens, zoals bedoeld in artikel 4 en 5, nadere voorwaarden worden gesteld betreffende het beheer en de ter beschikkingstelling van de gegevens.

8. Het elektronische bestand is alleen toegankelijk voor het hoofd ICT (Informatie- en Communicatietechnologie) van het IISG, het hoofd van de HSN, de database-administrator(s) en database-programmeur(s) van de HSN of een door het hoofd van de HSN of ICT voor een specifieke taak aan te wijzen persoon. Het systeem is verdeeld in drie gedeelten met verschillende toegangsrechten:

a) Het invoergedeelte, dat is daar waar het ingevoerde materiaal wordt samengebracht, het administratieve beheer over de gegevens wordt gevoerd en controles op het materiaal plaats vinden. Dit gedeelte is naast de al genoemde functionarissen ook toegankelijk voor de archief-coördinatoren van de HSN, dat zijn de personen die verantwoordelijk zijn voor de goede afhandeling van het in te voeren materiaal.
b) Het centrale gedeelte waarin de gegevens van de verschillende bronnen met elkaar worden vergeleken, geïntegreerd, gestandaardiseerd en waar nodig geanonimiseerd.
c) Het gedeelte met de voor onderzoek gereed gemaakte datasets. Dit gedeelte van de database kan door het hoofd van de HSN ook worden opengesteld voor inpandige onderzoekers.

9. Het papieren archief wordt achter gesloten deuren bewaard en is uitsluitend toegankelijk op HSN-identificatienummer. De werkruimtes waarin deze archieven zijn geplaatst, bevinden zich in het niet-publieke gedeelte van het gebouw en zijn uitsluitend toegankelijk door middel van een deurcode. Het papieren archief is -na invoer van het materiaal- uitsluitend bestemd voor controle- en beheersdoeleinden en toegankelijk voor het hoofd van de HSN, de archiefcoördinatoren en voor het beheer van dit archief door het hoofd HSN aangewezen personen.

10. De server met de harde schijf waarop de elektronische gegevens van de HSN worden geparkeerd bevindt zich in een afgesloten ruimte in het niet-publieke gedeelte van het gebouw, uitsluitend toegankelijk op deurcode.

11. Back-ups van het elektronische bestand worden bewaard in de kluis van het IISG en een door het hoofd van de HSN nader te bepalen plaats buiten het gebouw van het IISG. Deze plaats voldoet minimaal aan dezelfde voorwaarden betreffende de bescherming van de privacy.

C   Ter beschikkingstelling van de gegevens

12. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor wetenschappelijk onderzoek, zoals bedoeld in artikel 2, lid b van de statuten van de HSN. Onderzoekers die hiervan gebruik maken zullen een daartoe dwingende licentie-verklaring moeten ondertekenen, uitgezonderd het bepaalde in artikel 13. Pas na ondertekening is het hoofd HSN gemachtigd de desbetreffende gegevens vrij te geven.

13. Een door het hoofd van de HSN te bepalen deel van de dataset, bestaande uit openbare gegevens zoals omschreven in artikel 4, kunnen door middel van een internet release ter beschikking worden gesteld. De hierbij te verlenen licentie wordt automatisch toegekend na opgave van identiteit, doel van het gebruik van de data en elektronische instemming met de licentievoorwaarden van de HSN.

14. Niet-openbare gegevens zoals omschreven in artikel 5 worden alleen ter beschikking gesteld in geanonimiseerde vorm. Voor gebruikers van een dataset die niet-openbare gegevens omvat, bevat de in artikel 12 genoemde verklaring een bepaling dat ze de anonimiteit van deze gegevens zullen respecteren.

15. Onderzoekers die om onderzoekstechnische redenen niet zonder het geanonimiseerde deel van de data kunnen, zullen in staat worden gesteld in een speciaal beveiligde omgeving toch van deze data gebruik te maken. Het hoofd HSN kan deze toestemming geven op basis van een schriftelijk en gemotiveerd verzoek waarin ook wordt gespecificeerd hoe deze speciaal beveiligde omgeving wordt ingericht.

16. Tegen een weigering van het hoofd HSN om bepaalde gegevens uit de HSN-database voor onderzoek of onderzoekers ter beschikking te stellen is beroep mogelijk bij de stichting HSN.

17. De Wet Bescherming Persoonsgegevens geeft in de artikelen 35 en 36 bepalingen betreffende het inlichten van eventuele belanghebbenden over de geregistreerde gegevens en de mogelijkheid voor verbetering van persoonlijke gegevens. In de geciteerde artikelen wordt van die verplichting in een aantal gevallen vrijstelling verleend, onder meer voor historisch onderzoek. De HSN maakt gebruik van die vrijstelling.

18. Verzoeken van belanghebbenden om informatieverstrekking zullen door het hoofd van de HSN worden behandeld. Het hoofd HSN toetst het verzoek aan dit reglement en de wetgeving. Tegen een weigering van het hoofd HSN om belanghebbenden inzage te geven in HSN-gegevens is beroep mogelijk bij de stichting HSN.

Top